MarketingPRO.ru
http://www.marketingpro.ru
info@marketingpro.ru



 
КАК РАБОТАТЬ В ВИРТУАЛЬНОМ ОФИСЕ И НЕ СТАТЬ ИНТЕРНЕТ-МАНЬЯКОМ?

25 Февраля 2010

В сознании очень многих использование веб-технологий сводится к работе с собственным корпоративным сайтом или интернет-магазином . А все остальные составляющие оказываются как бы на периферии. Это хороший, но чрезмерно узкий взгляд. Современное виртуальное рабочее пространство - это гораздо более интегрированная, "перешитая" ссылками и сервисами среда, в которую могут входить не только ваши собственные, но и "чужие" ресурсы.

 

Marketing PRO №12, 2009

 

Что такое виртуальное рабочее пространство?

 

Точное определение термина "виртуальный рабочее пространство" можно попробовать поискать на www.wikipedia.org (привыкайте к интернет-мышлению!). Мы же будет использовать это термин менее строго и станем понимать под ним распределенную инфраструктуру, обеспечивающую вас всем необходимым для продуктивной работы. При этом сразу обратим ваше внимание на два важных момента:

·       совершенно не обязательно быть владельцем используемой вами инфраструктуры и сервисов

·       любые составляющие виртуальной инфраструктуры или даже всю ее целиком можно взять в аренду или, что еще более интересно, "собрать" для себя в Интернет на основе бесплатных сервисов

 

---- начало врезки ---

Любопытно, что слово "виртуальный происходит от латинского virtus - способность, талант, мужество, доблесть (отсюда, кстати, и слово "виртуоз"). Термином virtus древние римляне обозначали особо возвышенное состояние воина, достигаемое им в бою

---- конец врезки ----

 

Большинство читателе, вероятно, давно используют какой-либо бесплатный почтовый сервис (скажем, имеют электронный почтовый ящик на Яндексе, Mail.ru или Gmail). Эти и подобные им сервисы предоставляют право использовать их технологии совершенно бесплатно. При этом, конечно, вы не становитесь владельцами самих интернет-ресурсов. Это и есть небольшие кирпичики виртуального рабочего пространства, о котором мы говорим.  К таким же кирпичикам относятся поисковые машины, хранилища фотографий и ссылок, системы управления задачами и сотни других сервисов, дающих возможность решать самые разные личные и профессиональные задачи. Конечно, в него входят и все созданные вами. Если говорить совсем упрощенно, то тщательно подобранный под ваши требования  набор подобных сервисов и будет основой вашего виртуального офиса.

 

---- начало врезки -----

 

Преимущества работы в виртуальном офисе:

·        Мобильность (возможность работать везде, где есть выход в Интернет)

·        Уменьшение объемов непродуктивного расходования времени, неизбежно возникающего при работе в "обычном" офисе (это время на перемещение в офис и из офиса, время на болтовню, время на "пустые" совещания, перекуры, отвлечения и прочее)

·        Концентрация практически всего используемого инструментария в одном программном продукте - в браузере (при этом, конечно, никто не запрещает вам использовать веб-возможности других программ) 

·        Отсутствие необходимости в приобретении и последующем обслуживании программного обеспечения (вы используете заведомо легальное, постоянно обновляемое в автоматическом режиме программное обеспечение)

·        Существенное сокращение расходов на аппаратное обеспечение (например, пропадает необходимость в покупке или аренде серверов)

·        Сокращение расходов финансовых ресурсов и нервных клеток на программистов, системных администраторов, дизайнеров, инженеров и менеджеров всех видов

 

 

 Слабые стороны виртуального рабочего пространства

 

Если ваше рабочее пространство целиком построено на основе  интернет-сервисов, то это может привести к появлению довольно специфических рисков:

·        Потеря используемыми вами сервисами работоспособности в силу самых разных причин (от технических проблем до банкротства поставщика)

·        Изменение финансовых условий предоставления сервиса (например, введение абонентской  платы за сервис, который ранее поставлялся бесплатно)

·        Низкие возможности по административной настройке сервиса (особенно в контексте безопасности и разграничения прав)

·        Отсутствие возможности влиять производительностью сервиса, определяемую хостинг-провайдером

·        Психологические страхи, связанные со слабым контролем над основными элементами используемой инфраструктуры.

 

---- конец -----

 

 

 

Хотите ли вы на самом деле уйти из офиса?

Сегодня на прилавках книжных магазинов можно найти десятки книг, объединенных общей темой "Как избавится от офисного рабства".  Многочисленные авторы активно эксплуатируют естественное желание человека не тратить чрезмерное количество сил на скучную и тяжелую работу. Толпы людей отправляются на Гоа искать счастья в беззаботном нечегонеделаньи на берегу теплого океана.

 

------ начало врезки ----

Во время путешествия по Доминиканской республике мы познакомились с ярчайшим представителем местного населения, внешне удивительно похожим на Уилла Смита. Распорядок дня этого парня состоял из пробежек по берегу Атлантики, чистки бассейна, занятий аэробикой с очаровательными туристками и питания  фруктами. Более здорового и наполненного энергией человека я не видел никогда! При этом какие-либо амбициозные цели у него отсутствовали полностью или сводились к желанию провести время с очередной приезжей красавицей, которые и так вешались на него гроздьями.  Жизнь, как говорится, удалась!

 

Особенно контрастировал стиль жизни "Уилла Смита" с моделью многих моих знакомых бизнесменов, давно сидящих на гигантских порциях кофеина и изматывающих себя постоянной гонкой за успехом. Причем многие из них получали и получают от этого ни чуть не меньшее удовольствие, чем наш доминиканский знакомый от своего, по сути, детского образа жизни.

 

Какая модель для вас привлекательнее? Для себя я назвал это "парадоксом чистильщика бассейнов". Что лучше - чистить бассейны в Доминикане или получить титул самого успешного бизнесмена на своей милой Родине? Сохранить нетронутым мыслями мозг или сойти с ума от работы?

------ конец врезки -----

 

Безусловно перспектива тропического рая выглядит очень привлекательной. Но, как мне кажется, большинство читателей не относится к категории людей, избегающих работы. Более того,  очень вероятно, что многие из вас страдают от прямо противоположной проблемы - стремления работать постоянно и очень интенсивно.  Стараясь справиться с этой проблемой, часть людей пытается освоить методики тайм-менеджмента, в душе надеясь стать более организованными и целеустремленными. Но реально получается это далеко не у всех, а только у тех, кто уже имел склонность к упорядочиванию и структурированию собственной жизни.  Примерно так же как курсы ораторского мастерства оказываются  полезны, наверное, для совсем небольшой части слушателей, родившихся  с задатками хороших коммуникаторов (все остальные, к сожалению, могут только восхититься мастерством и харизмой тренера).

 

 Умеете ли вы не работать?

 

Технологии удаленной работы дают не только свободу от постоянного сидения в душном офисе. Они вполне способны превратить человека в своеобразного "маньяка", помимо своего желания погруженного в работу всегда и везде.  Возможно, вы уже сталкивались с различными проявлениями этой проблемы. Например, отключаете ли вы сотовый телефон, уходя в отпуск? Или, сидя на берегу Карибского моря, продолжаете отвечать на нервные звонки своих коллег и клиентов? Как долго вы можете не проверять электронную почту? А не читать сообщения в Twitter или отказаться от праздного созерцания оценок ваших фотографий на Одноклассники.ру, поставленных абсолютно не известными вам людьми? С чего начинается ваше утро - с гимнастики или с включения ноутбука и выхода в Интернет?

 

---- начало врезки -----

 

Еще несколько лет назад гуру юзабилити Якоб Нильсен (www.useit.com), рассуждая о будущем, написал: "Пользователи будут платить большие деньги за защитные устройства, позволяющие им отдохнуть от внешнего мира. Возможность обеспечить свою недоступность для других людей будет рассматриваться как символ социального статуса"

 

Джон Маэда в своей книге "Законы простоты" (www.lawsofsimplicity.com) утверждает, что нам надо с самых ранних лет учить детей НЕ проверять электронную почту каждую минуту.

 

---- конце врезки ------

 

Задача технологий удаленной работы - повысить вашу продуктивность и высвободить время, а не заставить трудиться круглосуточно. Ведь, например, тот же iPhone, совершив буквально революцию в удобстве работы в Интернет с мобильного устройства, одновременно и "посадил на иглу" многих фанатов жизни он-лайн.

 

Важно начать мыслить категориями эффективности и результативности, а не объемами  затраченного времени и героических усилий.  Предупреждаем, что это будет не просто, т.к. в нашем обществе, в большинстве случаев, поощряются личные жертвы и  работа ради работы. Почитайте об этом  в великолепной книге Тимоти Ферриса "Как работать по 4 часа в неделю" (www.fourhourworkweek.com).

 

Информационная диета

 

------ начало врезки ----

В фильме «Пираты Силиконовой Долины» Стив Джобс демонстрирует майку с надписью «90 hrs / wk And Loving it!» («Работаю по 90 часов в неделю. И мне это нравится! »)

------ конец врезки -----

 

Есть мнение, что сегодня мы за день получаем столько же информации, сколько человек в средние века получал за год. Проверить это сложно. Но факт отчаянной перегрузки объемами данных, коммуникациями и скоростью изменений отрицать сложно.  Ужасно, но в 80-90% случаев, спрашивая о сроках, мы слышим в ответ: "Надо было еще вчера!".

 

Информация - это  своеобразная пища, которой вы питаетесь. Совсем без пищи обойтись трудно - вы просто не сможете нормально функционировать. Но и чрезмерное переедание вредно.   Нужен некий оптимум, норма, которая обеспечивает вам комфортную жизнь и позволяет решать поставленные задачи. Нужна информационная диета, которая убережет вас от нервного истощения.

 

Какие шаги желательно предпринять с самого начала? Попробуем дать несколько проверенных на собственном опыте рекомендаций:

 

·        Наслаждайтесь вкусом пищи. Используемый вами инструментарий должен быть удобным и учитывать ваши особенности. Настройте все программы "под себя" (с учетом стандартов работы всей команды). Вам должно быть приятно работать 

·        Не ешьте все подряд. Вооружитесь бритвой Оккамы и постарайтесь избавиться от всех лишних информационных каналов. Например, так ли вам нужны все 25почтовых рассылок "Как стать миллиардером ничего не делая", на которые вы подписались? Вы реально читаете все RSS-ленты, захламляющие ваш Google Reader? Так ли вам требуется ICQ, Twitter и чат в Skype одновременно?  Можете ли вы обойтись без болтовни на Одноклассниках или вКонтакте? Совершенно безжалостно откажитесь от всего лишнего, раздражающего и отнимающего время. Вы все равно не переварите всю эту информацию, а стресс от ее обилия будет только возрастать.

·        Соблюдайте ритмичность, не ешьте круглосуточно. При подготовке этих материалов мы провили с помощью Twitter миниисследование, попросив всех желающих ответить на вопрос: "Как часто вы проверяете электронную почту?".  Выяснилось, что многие делают это 20-30 раз в день (т.е. с периодичностью больше одного раза в час). Надо ли исправлять эту ситуацию. Стандартная рекомендация - составьте график проверки электронной почты. Не поддавайтесь искушению делать это ежеминутно (особенно в периоды отдыха и сна!). Безусловно, этот график будет существенно зависеть от интенсивности вашей переписки. Постарайтесь хотя бы не сидеть в почте постоянно и не переключайтесь на корреспонденцию с других дел, если ответ действительно не требуется мгновенно. Тоже самое относится ко всем остальным входящим и исходящим каналам.

·        Учитывайте вкусы других людей. Обедать или ужинать одному часто не так приятно как в компании с любимым человеком или друзьями.  Совместная трапеза предполагает внимание к гастрономическим пристрастиям всей компании. Тоже самое и с информацией. Постарайтесь согласовать набор сервисов, которые использует ваша команда и придерживайтесь его. Это позволит избежать проблем со стыковкой данных, затрат времени на дополнительное обучение и многих других проблем.

·        Не голодайте. Иногда чтобы все успеть приходится перекусывать на ходу, чтобы потом не мучиться от постепенно ухудшающего настроения. Это не правильно! Это не хорошо. Но иногда ситуация вынуждает к этому. Значительное количество задач, не требующих максимальной концентрации, вы можете решать как бы в фоновом режиме, например, в транспорте. Скажем, читать электронную почту, заметки в Twitter или Google Reader с экрана смартфона пока добираетесь до работы. Так время проходит быстрее. Вы не скучаете, а делаете что-то полезное.


Информационные сиесты и каникулы

 

 Для балансировки внутреннего ритма и восстановления сил можно воспользоваться опытом жизнелюбивых испанцев и периодически устраивать себе информационную сиесту. Пусть это будут несколько часов, в течение которых вы становитесь абсолютно информационно недоступны - не реагируете на звонки и почту, не выходите в Сеть. Это периоды полного отстранения от любых контактов. Многим это бывает страшно даже представить. Но мы сами неоднократно убеждались в том, что в 99% ничего страшного в эти периоды не происходит.

 

Более мощный и экстремальный способ самовосстановления - это информационные каникулы. По сути, от сиесты они отличаются только длительностью, т.к. растягиваются на несколько дней, недель или месяцев. Прекрасно, если вам удастся совместить их с путешествием в другую страну.

 

 

Сергей Сухов,

Директор по маркетингу, Individ